NAV-azonosítás AI-val: számlázás, ami magát rendszerezi
AI-alapú számlafeldolgozó rendszerünk a beérkező PDF-ekből és befotózott számlákból automatikusan kinyeri a kulcsadatokat, majd a NAV Online Számla adatai alapján beazonosítja és ellenőrzi a bizonylatot. Kezeli azokat az e-maileket is, ahol csak értesítő érkezik (számlázz.hu / Billingo), letölti a számlát, és egységes névkonvencióval feltölti a tárhelyere. A feldolgozott számlákból a saját Azure környezetben futó AI-tudásbázis épül, amelyre a pénzügy Slack-en, szabad szöveggel kérdezhet. Eredmény: kevesebb manuális munka, kevesebb hiba, gyors visszakeresés és azonnali kimutatások.
AI-alapú számlafeldolgozás – automatizált könyvelési workflow a NAV-azonosítással
Az MXC Software-nél olyan rendszert építettünk, amely a beérkező digitális PDF-ekből vagy befotózott számlákból AI segítségével kinyeri a kulcsadatokat, majd a NAV Online Számla állami rendszer adatai alapján beazonosítja a számlát és ellenőrzi a mezők helyességét. Ezután a dokumentumokat rendezve, egységes névkonvencióval feltölti a tárhelyre (SharePoint, GoogleDrive, stb.). Ha egy e-mailben nincs konkrét PDF csatolva – csak értesítő (számlázz.hu / Billingo) –, a rendszer akkor is letölti és feldolgozza a számlát.
Mit tud a rendszer?
- E-mailek automatikus feldolgozása: csatolmányos és „értesítős” számlák kezelése.
- AI-alapú adatkinyerés: számlaszám, kiállító, adószám, tételek, nettó/bruttó összegek, ÁFA, teljesítés és fizetési határidők.
- NAV-alapú beazonosítás és ellenőrzés: a kinyert mezők alapján a számlát megtalálja a NAV adatbázisában, majd mezőnként ellenőrzi a helyességet.
- Automatikus rendszerezés: egységes fájlnév (pl. 2025-08-23_Cég_Számlaszám.pdf) és mappastruktúra a tárhelyen (SharePoint, GoogleDrive, stb.).
- AI-tudásbázis saját Azure előfizetésben: a feldolgozott számlákból épített tudásra Slack chaten lehet kérdezni (pl. „múlt havi üzemanyagköltség”, „top beszállítók érték szerint”).
Hogyan működik, lépésről lépésre?
1) Bejövő levelek & számlák
A rendszer figyeli a kijelölt postafiókot, letölti a csatolt PDF-eket, illetve a szolgáltatói értesítésekben található linkekről is automatikusan beszerzi a számlát (számlázz.hu / Billingo értesítők kezelése).
2) AI-alapú adatkinyerés
A számla PDF-ből vagy képből strukturált adat készül. Robusztus megközelítést használunk: képfeldolgozás rossz fényviszonyoknál, több próbálkozás gyenge minőségű fotók esetén, majd a mezők egységesítése (pénznem, tizedesek, dátumformátum).
3) NAV-alapú beazonosítás és ellenőrzés
Az AI által kinyert mezők (pl. számlaszám, kiállító adószáma, teljesítés és kiállítás dátumai, nettó/bruttó összegek, ÁFA-kulcsok) alapján a rendszer lekérdezi a NAV Online Számla adatbázisát, és megkeresi a megfelelő bizonylatot.
Sikeres egyezés esetén mezőnkénti egyeztetés történik: dátumok, összegek, adókulcsok és kötelező adatok összevetése a NAV rekordjával. Ha minden stimmel, a státusz „jóváhagyható”; ha eltérés van (pl. más összeg vagy dátum), a számla „ellenőrizendő” jelölést kap célzott hibaüzenettel.
A folyamat naplózza a NAV válaszát (időbélyeg, technikai azonosító), így audit esetén visszakereshető, mi alapján történt a jóváhagyás vagy a visszadobás.
4) Rendszerezés és feltöltés
A jóváhagyott számla egységes névkonvenciót kap és a megfelelő mappába kerül (SharePoint, GoogleDrive, stb.). Így a pénzügy percek alatt visszakeresi, ami korábban hosszú böngészés volt a levelezésben.
5) Kérdezz rá chatben
A feldolgozott számlákból saját Azure-on futó AI-modell épít tudásbázist. A pénzügyi csapat Slack felületen kérdezhet természetes nyelven: havi/éves bontások, beszállítói kimutatások, költséghelyek, tételszintek, trendek.
Miért jó ez a pénzügynek?
- Kevesebb manuális munka: letöltés, átnevezés, mappázás és ellenőrzés automatizált.
- Kevesebb hiba: egységesített mezők + NAV egyeztetés.
- Gyors visszakeresés: konzisztens névkonvenció és mappa struktúra.
- Azonnali válaszok: Slack-ben kérdezhető AI-tudásbázis.
Adatvédelem & üzemeltetés
A megoldás vállalati környezetben fut; a feldolgozás és a tudásbázis építése a megrendelő saját Azure előfizetésében történik. A jogosultságkezelés és a naplózás megfelel a belső auditfolyamatoknak.
